Жоспарлау және есеп беру:
1. Халықаралық жұмысты жоспарлау жылына 1 рет 10 желтоқсанға дейін жүргізіледі және халықаралық  қатынастар бөліміне 1 дана беріледі, кафедрада 2 дана қалады.

Жоспар келесі ақпараттан тұрады:
- халықаралық бағдарламаларда, жарыстарда, симпозиумдарда, семинарларда, жазғы мектептерде және т.б. оқытушылар мен студенттердің қатысуы жөнінде жоспарланған іс-шаралар;
- шетел делегациясының, оқытушылардың, студенттердің мүмкін келуі;
- қызметшілер мен студенттердің оқуға шетелге кету мүмкін кестесі;
- шетелде ПОҚ біліктілігін арттыру бойынша іс-шаралар;
- ШҚМУ дәріс беруде шетел азаматтарын қолдану;
- Шетелдік әріптестермен бірге ғылыми-зерттеу жұмыстарын жүргізу: ТМД елдерінің және алыс шетел басылымдарында шығарылған ортақ жобалар.

Жоспарлар кафедра меңгерушісінің қолы және институт директорымен бекітіледі.

2. Халықаралық қатынастар бойынша есеп беру жылына 1 рет 15 қарашаға дейін және халықаралық қатынастар бөліміне 1 дана беріледі, кафедрада 2 дана қалады.
Есеп беру келесі ақпараттан құралады:
- ТӘЖ, туылған күні, төлқұжат №, келу мақсаты және мерзімі көрсетілген шетел азаматтарының тізімі;
- ТӘЖ, тууылған күні, төлқұжат №, ҚР-да тұратын орны, барған елдері, мерзімдері, мақсаттары, нәтижелері көрсетілген жақын және алыс шетелге  іссапарда болған ПОҚ пен студенттердің тізімі;
- Шетелдік грант бағдарламаларында қатысу үшін ПОҚ және студенттердің резервтерін құру нәтижелері;
- 1.1. тармақшада көрсетілген бөлімдер.

Халықаралық қатынастар бойынша істер номенклатурасы:

Кафедралар келесі құжаттаманы ие болуға және сақтауға міндетті:
- ШҚМУ-де халықаралық қатынастарды жүргізу бойынша инструкция;
- халықаралық қатынастарды жүргізу бойынша жопарлар, есеп берулер;
- шетелдік әріптестермен хат жазысу (хаттар, электронды құжаттар);
- ТӘЖ, туылған күндері, төлқұжат, келу мерзімдері және мақсаттары көрсетілген ШҚМУ-де  жұмыс істейтін, оқу оқитын немесе тағлымдамадағы шетел азаматарының тізімі;
- Сорос – Қазақстан, Британдық кеңес, АКСЕЛС және т.б. кәсіпорындар мен қорларының өткізуімен болған халықаралық семинарлар мен бағдарламарға қатысқан, шетелде, соның ішінде алыс және жақын шетелде іссапарда болған азаматтардың есебі мен ТӘЖ, туған жылы, төлқұжат №, ҚР тұратын орны, барған елдері, мерзімдері, мақсаттары, нәтижелері көрсетілген және кафедарада тыңдалған хаттамасы бар тізімі;
- ғылыми жобаларға қатысу үшін берілген өтініштерінің көшірмесі;
- Алыс және жақын шетелдегі ЖОО жасасқан келісім-шарттар, бірлескен бағдарламалар көшірмелері;
- ТМД және алыс шетелдік басылымдарға материалдары басылып шыққан авторлардың тізімі мен мақалаларының көшірмесі;

Жоғарыда аталған құжаттар жинақталып тігілген папкада сақталады және университет басшылығымен, халықаралық бөліммен жиі тексеріліп отырады.