ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ

Начальник отдела – Жакиянова Гульбатима Курмашовна
Адрес: г.Усть-Каменогорск, ул. Казахстан,55, каб. №205

Отдел документационного и юридического обеспечения был создан приказом ректора Университета 10 августа 2010 года и переименован в Отдел документационного обеспечения и контроля с 03.01.2013г. приказом ректора на основании решения Ученого совета от 28.12.2012г. (Протокол №3). Отдел является структурным подразделением РГП на ПХВ «Восточно-Казахстанский государственный университет имени Сарсена Аманжолова. В структуру отдела документационного обеспечения и контроля входят канцелярия, архив, ПЗГС, секретариат ректората.

Основные направления деятельности Отдела документационного обеспечения и контроля:

1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению;
2. Совершенствование форм и методов работы с документами;
3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов Министерства образования и науки и подготовки документов к передаче в архив университета;
4. Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;
5. Сокращение документооборота и количества форм документов;
6. Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники;
7. Организация повышения квалификации работников отдела.

В соответствии с возложенными задачами отдел документационного обеспечения и контроля осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение справочника унифицированных форм документов университета;
2. Осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной документации работы по документам;
3. Организация своевременного рассмотрения ректором поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись ректору;
4. Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
5. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
6. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
7. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
8. Организация работы ведомственного архива;
9. Повышение квалификации работников отдела документационного обеспечения и контроля;
10. Предоставляет архивные справки по обращениям граждан, по запросам соответствующих организаций и работников университета.

В состав отдела входят: начальник отдела документационного обеспечения и контроля, специалисты по делопроизводству, специалист-переводчик, архивисты-специалисты, инспектор ПЗГС, референты ректората.